《中国科学院机关行政经费借款报销管理细则》

第一章  总  则

第一条  为规范院机关行政经费借款、报销业务，加强财务管理和监督，提高资金使用效益，依据国家、院相关规定和《中国科学院机关财务管理办法》，制定本细则。

第二条  借款报销原则如下：

预算控制原则。各部门应在下达的经费预算内办理借款、报销业务。

公款公用原则。除医疗费用外，各项经费用于院机关各类公用开支，职工不得因私借款。

专款专用原则。所有借款、报销事项必须一事一借一报，专款专用，不得相互挪用。

第三条  院机关行政经费开支范围主要包括人员经费、办公费、印刷费、水电气费、邮电费、差旅费、维修费、会议费、培训费、公务接待费、劳务费、公务用车运行费、固定资产购置费、无形资产购置费、委托业务费、修缮费、医疗费及其他经费等。

第二章  借款

第四条  借款应通过院ARP综合财务系统填写并打印借款单。经办人应真实、准确、完整填写资金来源、用途、金额等。办理银行转账时，还应填写收款单位全称、开户银行全称、收款单位银行帐号。

办公厅财务处原则上不受理借空白支票业务。确实无法确定具体金额或借款限额的，须向办公厅财务处提交经所在部门相关审批责任人签字的书面说明，办公厅财务处依据情况决定是否受理。

第五条  借款流程如下：

（一）住院费借款

1.在职人员住院费借款：在职人员持住院通知单到机关门诊部审核，审核后在院ARP综合财务系统填写借款单并经部门审批责任人审批后打印，到办公厅财务处交纳押金（借款金额的20%）办理住院费借款手续。

2.离休人员住院费借款：离休人员持住院通知单到离退休干部工作局审核，审核后在院ARP综合财务系统填写借款单并经离退休干部工作局审批责任人审批后打印，到办公厅财务处办理住院费借款手续，借款金额超过5万元的，超额部分按10%收取押金。

3.退休人员住院费借款：退休人员持住院通知单到机关门诊部审核，审核后在院ARP综合财务系统填写借款单并经离退休干部工作局审批责任人审批后打印，到办公厅财务处交纳押金（借款金额的10%）办理住院费借款手续。

因病情需要累计住院费借款超过10万元的，须先将所借款项结清，再凭医院开具的“续交押金通知单”或“欠款通知单”按借款程序办理借款手续。

（二）会议费借款

已纳入院机关当年会议计划的会议，经办人在院ARP综合财务系统中填写借款单并经部门审批责任人审批后打印，到办公厅财务处办理借款手续。

未纳入院机关当年会议计划的，须按照相关程序向办公厅综合处申请调整会议计划，待纳入院机关会议计划后，方可办理会议费借款。

（三）培训费借款

已纳入院机关当年培训计划的培训，经办人在院ARP综合财务系统中填写借款单并经部门审批责任人审批后打印，到办公厅财务处办理借款手续。

未纳入院机关当年培训计划的，须按照相关程序向人事局申请调整培训计划，待纳入院机关培训计划后，方可办理培训费借款。

（四）固定资产、无形资产、工程、服务采购借款

固定资产、无形资产、工程、服务采购应按照相关要求进行招投标或政府采购，依据合同约定的支付期限借款，经办人在院ARP综合财务系统中填写借款单并上传签批件、合同文本、招投标和政府采购等相关资料，经部门审批责任人审批后打印，到办公厅财务处办理借款手续。

（五）其他事项借款

经办人在院ARP综合财务系统中填写借款单并经部门审批责任人审批后打印，到办公厅财务处办理借款手续。购置办公用品等小额支出一般使用公务卡结算，原则上不予借款。

第六条  各部门借款应及时报销。住院医疗费借款应在患者完成治疗或出院后30日内完成报销；会议、培训借款应在会议、培训后30日内完成报销；固定资产、无形资产、工程、服务等各类借款，应在付款后30日内完成报销；其他经费借款原则上应在借款事项完成后30日内完成报销。

第七条  办公厅财务处应及时清理借款，定期催报。发出催报通知30日后仍不办理报销手续的，将暂停受理借款人所在处室的借款业务。确因工作需要，不能按期核销借款，经办人应提出延期报销申请，明确延期原因和时间，经本部门相关审批责任人签字、报办公厅同意后，可适当延期。延期时间原则上不得超过30日，不得跨年。

所有借款原则上应在当年内报销。

第三章  报销

第八条  报销应通过院ARP综合财务系统填写并打印报销单。经办人应真实、准确、完整填写资金来源、用途、金额等。

办理银行转账时，还应填写收款人全称、开户银行全称、银行帐号。

第九条  经办人应确保发票合法有效。发票中的单位名称须填写全称，业务事项的内容、数量、单价、金额、日期等应齐全并按要求填制。从行政机关、事业单位或其它非营利性组织取得的收据，须有财政部门监制章；从企业或其它营利性组织取得的发票，须有税务部门监制章；其他专用票据须符合相关规定。

纸质发票须加盖开具单位的财务专用章或发票专用章，各项内容均不得涂改，内容有误须重开，丢失须补开或取得发票记账联复印件并加盖开具单位财务专用章或发票专用章，由当事人签注后代作原始凭证；确实无法补开或取得发票记账联复印件，当事人应写情况说明并保证票据未进行过报销，经所在部门相关审批责任人签字批准后，方可代作原始凭证。

第十条  报销范围如下：

（一）医药费报销范围主要包括诊疗费、门/急诊医疗费和住院医疗费。

（二）会议费报销范围主要包括住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等。

（三）机关各部门统一组织的培训费报销范围主要包括：住宿费、伙食费、培训场地费、讲课费、培训资料费、交通费、其他费用。

参加其他单位组织的培训所产生的费用根据培训通知据实报销。

（四）公务接待费是指院机关各部门接待境内相关单位和个人出席会议、考察调研、执行任务、学习交流、检查指导、请示汇报等公务活动发生的费用。报销范围主要包括：住宿费、工作餐费、交通费等，原则上不列支城市间交通费。

（五）差旅费是指在院机关公务活动中相关工作人员临时到常驻地以外地区出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。

（六）其他费用按照国家和院有关支出的规定范围报销。

第十一条  院机关行政经费开支标准按照国家和院相关规定执行。

第十二条  报销流程如下：

（一）医药费

1.在职、退休职工门/急诊费用：在职、退休职工持门/急诊相关票据到机关门诊部审核，审核后提交办公厅财务处复核，办公厅财务处定期将报销款转入本人代发工资账（卡）号中。

2.离休职工门/急诊费用：离休职工持门/急诊相关票据到离退休干部工作局审核报销，离退休干部工作局与办公厅财务处统一结算。

3.在职、退休职工住院费用：住院人员持北京市住院收费专用收据（加盖住院收费专用章）、住院费明细清单、汇总单、诊断证明（加盖住院处公章）到机关门诊部审核，审核后在院ARP综合财务系统填写报销单并经部门审批责任人审批后打印，办理住院费报销手续。

4.离休职工住院费用：住院人员持北京市住院收费专用收据（加盖住院收费专用章）、住院费明细清单、汇总单、诊断证明（加盖住院处公章），到离退休干部工作局审核，审核后在院ARP综合财务系统填写报销单并经部门审批责任人审批后打印，办理住院费报销手续。

如有住院费退回，退款先交到办公厅财务处，再办理住院费报销手续。

（二）会议费

经办人在院ARP综合财务系统中填写会议费报销单并上传相关报销材料，经部门审批责任人审批后打印，到办公厅财务处办理报销手续。

报销材料包括：发票、会议通知、会议手册、实际参会人员签到表、党政机关会议定点场所电子结算单等。

（三）培训费

经办人在院ARP综合财务系统中填写培训费报销单并上传相关报销材料，经部门审批责任人审批后打印，到办公厅财务处办理报销手续。

报销材料包括：发票、培训通知、实际参训人员签到表以及培训机构出具的原始明细单据、结算单等。

（四）公务接待费

经办人在院ARP综合财务系统中填写内宾接待费报销单并上传相关报销材料，经部门审批责任人审批后打印，到办公厅财务处办理报销手续。

报销材料包括：发票、接待依据、由接待部门相关审批责任人审签的接待清单。

接待依据原则上为派出单位出具的含公务活动内容的公函，无法取得公函的，也可以采用接待部门的会议通知、邮件、电话记录、接待说明等。

（五）差旅费

经办人在院ARP综合财务系统中填写差旅费报销单并上传相关报销材料，经部门审批责任人审批后打印，到办公厅财务处办理报销手续。

报销材料包括：出差申请单、航空运输电子客票行程单、登机牌、车票、住宿费发票等。

（六）固定资产和无形资产

经办人在院ARP科研条件系统上传相关材料验收入库，办公厅机关事务处审核后，在综合财务系统填写固定资产/无形资产报销单，经部门审批责任人审批后打印，到办公厅财务处办理报销手续。

报销材料包括：发票、签批件、合同或协议、政府采购验收单、招投标文件等。

（七）工程和服务

经办人在院ARP综合财务系统填写报销单并上传相关材料，经部门审批责任人审批后打印，到办公厅财务处办理报销手续。工程完工后须及时进行工程项目竣工验收，办理在建工程转固手续，期限最长不超过1年。

报销材料包括：发票、签批件、合同或协议、政府采购验收单、招投标文件等。

（八）其他费用报销按照国家和院有关规定办理。

第十三条  具备条件的地方应采用银行转账或公务卡结算。原则上不得使用现金支付。

第四章  附  则

第十四条  本细则由办公厅负责解释。

第十五条  本细则自印发之日起施行。