《中国科学院机关外事经费借款报销管理细则》

第一章  总  则

第一条  为规范院机关外事经费借款、报销业务，加强财务管理和监督，提高资金使用效益，依据国家、院相关规定和《中国科学院机关财务管理办法》，制定本细则。

第二条  院机关外事经费支出包括：因公临时出国（境）费、因公短期出国（境）培训费、外宾接待费、在华举办的国际会议费、国际组织会费及其他国际合作交流支出。

第三条  国际合作局负责提供因公临时出国（境）、因公短期出国（境）培训、外宾接待及在华举办的国际会议的年度计划；提供出国（境）任务批件、护照签证；初审任务预算；审批外事经费支出借款、报销业务。

办公厅财务处负责审核任务预算，办理外事经费支出借款、报销业务。

第二章  借  款

第四条  借款应通过院ARP综合财务系统填写并打印借款单。经办人应真实、准确、完整填写资金来源、用途、币种、金额等。办理银行转账时，还应填写收款单位全称、开户银行全称、收款单位银行帐号。

办公厅财务处原则上不受理借空白支票业务。确实无法确定具体金额或借款限额的，须向办公厅财务处提交经所在部门相关审批责任人签字的书面说明，办公厅财务处依据情况决定是否受理。

第五条  各部门借外币现金须说明用途并提前一周到办公厅财务处办理，原则上不办理外币备用金借款。

第六条  因公临时出国（境）、因公短期出国（境）培训、在华举办的国际会议及外宾接待实行计划管理，未纳入年度计划的，须按照相关程序向国际合作局申请调整计划，待纳入计划后，方可办理借款。

第七条  借款流程如下：

（一）因公临时出国（境）借款

 经办人在院ARP综合财务系统填写外汇借款单并上传相关材料，若乘坐非国内航空公司航班，还需填写乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表，经本部门、国际合作局审批责任人审批后打印，到办公厅财务处办理借款手续。

借款材料包括：任务批件、任务和预算审批表、外汇预算表、外方邀请函、日程安排、乘坐非国内航空公司航班证明材料、国际会议通知等。

除上述材料外，参加本单位组织的双跨团还需提供外单位复函、外单位任务确认函等，参加外单位组织的双跨团还需提供出访通知、出访函、任务确认件等。

（二）因公短期出国（境）培训借款

经办人在院ARP综合财务系统填写外汇借款单并上传相关材料，若乘坐非国内航空公司航班，还需填写乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表，经部门审批责任人审批后打印，到办公厅财务处办理借款手续。

借款材料包括：任务批件、任务和预算审批表、外汇预算表、外方邀请函、培训协议、日程安排、乘坐非国内航空公司航班证明材料等。

 除上述材料外，参加外单位组织的境外培训团还需提供培训通知、任务通知书、任务确认件等。

（三）在华举办的国际会议借款

经办人在院ARP综合财务系统中填写借款单并上传相关材料，经国际合作局审批责任人审批后打印，到办公厅财务处办理借款手续。

借款材料包括：会议批件、会议预算、相关审批文件等。

（四）外宾接待费用借款

经办人在院ARP综合财务系统中填写借款单并上传相关材料，经国际合作局审批责任人审批后打印，到办公厅财务处办理借款手续。

（五）国际组织会费借款

经办人在院ARP综合财务系统中填写借款单并上传相关材料，经国际合作局审批责任人审批后打印，到办公厅财务处办理借款手续。

借款材料包括：缴纳会费通知、签批件等。

（六）其他事项借款

经办人在院ARP综合财务系统中填写借款单，经相关部门审批责任人审批后打印，到办公厅财务处办理借款手续。

第八条  各部门借款应及时报销。各项外事借款应在业务完成后30日内完成报销。

第九条  办公厅财务处应及时清理借款，定期催报。发出催报通知30日后仍不办理报销手续的，将暂停受理借款人所在处室的借款业务。确因工作需要，不能按期结算借款，经办人应提出延期报销申请，明确延期原因和时间，经本部门相关审批责任人签字、报经国际合作局和办公厅同意后，可适当延期。延期时间原则上不得超过30日，不得跨年。

所有借款原则上应在当年内报销。

第三章  报  销

第十条  报销应通过院ARP综合财务系统填写并打印报销单。经办人应真实、准确、完整填写资金来源、用途、币种、金额等。办理银行转账时，还应填写收款单位全称、开户银行全称、收款单位银行帐号。

第十一条  国（境）外发票报销须用原件，报销时需用中文注明开支内容、日期、数量、金额等，并由经办人签字。

国内取得的发票报销按照《中国科学院机关行政经费借款报销管理细则》执行。

第十二条  报销范围如下：

（一）因公临时出国（境）经费报销范围包括：国际旅费、国外城市间交通费、住宿费、伙食费、公杂费和其他费用。

国际旅费是指出境口岸至入境口岸旅费。

国外城市间交通费是指为完成工作任务所必须发生的，在出访国家的城市与城市之间的交通费用。

住宿费是指出国（境）人员在境外发生的住宿费用。

伙食费是指出国（境）人员在境外期间的日常伙食费用。

公杂费是指出国（境）人员在境外期间的市内交通、邮电、办公用品、必要的小费等费用。

其他费用是指出国（境）签证费用、必需的保险费用、防疫费用、国际会议注册费用等。

（二）因公短期出国（境）培训费报销范围包括：培训费、国际旅费、国外城市间交通费、住宿费、伙食费、公杂费和其他费用。其中，培训费是指出国（境）培训团组用于授课、翻译、场租、资料、课程设计、对口业务考察或业务实践活动等在境外培训所必须发生的费用。

（三）外宾接待费报销范围包括：住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠礼等。

（四） 在华举办的国际会议，是指以院名义在境内举办的、与会者来自3个或3个以上的国家和地区（不含港、澳、台地区）的年会、例会、研讨会、论坛等会议。包括：以院名义举办的国际会议，以院名义与国际组织以及国外有关团体、机构共同举办或受其一承办的国际会议。

报销范围包括：场地租金、同声传译设备和办公设备租金、宴请费用、交通费用、工作人员食宿费用、志愿人员费用、翻译费用、其他会务费用以及其他经财政部批准的支出。

（五）其他费用按照国家和院有关支出的规定范围报销。

第十三条  院机关外事经费开支标准按照国家和院有关外事支出的规定标准执行。

第十四条  报销流程如下：

（一）因公临时出国（境）和因公短期出国（境）培训

1.境外费用：经办人在院ARP综合财务系统填报临时出国（境）报销单并上传相关报销材料，经本部门、国际合作局审批责任人审批后打印，到办公厅财务处办理报销手续。

报销材料包括：发票、护照（港澳台通行证）照片页复印件、签证（签注）页和出入境记录页复印件、执行日程等；参加因公短期出国（境）培训还需提供因公短期出国培训费用报销表；出访期间使用的外汇币种与所借币种不一致的，提供汇率转换证明；城市间交通需租车的，提供租车合同。

2.国际机票：经办人在院ARP综合财务系统填写报销单并上传相关报销材料，经本部门、国际合作局审批责任人审批后打印，到办公厅财务处办理报销手续。

报销材料包括：航空运输电子客票行程单、登机牌、外航行程中文明细单等。

（二）外宾接待费

经办人在院ARP综合财务系统填写外宾接待费报销单并上传相关报销材料，经本部门、国际合作局审批责任人审批后打印， 到办公厅财务处办理报销手续。

报销材料包括：发票、接待批件、接待预算申请表、邀请函等；接待需租车的，提供租车合同。

（三）在华举办的国际会议费用

经办人在院ARP综合财务系统填写报销单并上传相关报销材料，经国际合作局审批责任人审批后打印，到办公厅财务处办理报销手续。

报销材料包括：发票、会议通知、会议手册、实际参会人员签到表、党政机关会议定点场所电子结算单等。

（四）其他费用报销按照国家和院有关规定办理。

第十五条  境内支出在具备条件的地方应采用银行转账或公务卡结算。原则上不得使用现金支付。

第四章  附  则

第十六条  本细则由办公厅负责解释。

第十七条  本细则自印发之日起施行。